Archives publiques

Archives publiques en France

Les archives publiques sont l'ensemble des archives produites, reçues ou traitées par toute personne, physique ou morale, exerçant une mission de service public ou tout service ou organisme public. Elles sont conservées par leurs administrations d'origine pour leur usage propre ou pour celui des citoyens (par exemple, pour justifier de leurs droits), puis ultérieurement par les services d'archives publiques qui les mettent à disposition des historiens et des chercheurs.

Le code du patrimoine donne des définitions précises des « archives » (art. L. 211-1) et des « archives publiques » (art. L. 211-4). Il détermine aussi le délai de communication de certains types de documents qui, par exception à la règle générale, ne sont pas immédiatement consultables.

Les archives publiques sont conservées selon leur origine par les Archives nationales ou par les services dépendant des collectivités territoriales (archives régionales, archives départementales et les archives communales). Les ministères de la Défense, des Affaires étrangères et de l'Économie, ainsi que certains établissements publics, assurent eux-mêmes la conservation et la communication de leur fonds d'archives.

Constitution et statut des archives publiques

Les archives publiques ont plusieurs origines possibles :

• les archives rassemblées à l'époque révolutionnaire (archives confisquées et archives d'institutions dissoutes) ;
• les versements depuis 1790 des services administratifs départementaux ; services déconcentrés de l'État, juridictions et établissements publics ;
• les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ;
• « les documents confiés en dépôt révocable par les communes, les hôpitaux, les familles, les entreprises, les associations » (Guide des Archives départementales de la Haute-Marne) ;
• les documents légués, donnés ou achetés.

Les usages des archives publiques sont variés et ont évolué à travers le temps, pour s'ouvrir à tous : d'abord conservées pour des raisons de preuve et de bonne administration, voire de panoplie d'arguments juridiques lors de négociations diplomatiques, les archives publiques ont acquis et conforté un rôle en termes de recherche historique (source écrite, puis iconographique, sonore et audiovisuelle de la recherche) et enfin un usage culturel et social de plus en plus affirmé et diversifié. Divers archivistes ont ainsi pu écrire sans antinomie :

• « La fonction première des Archives est de documenter l'Administration. » selon Jean-Yves Mariotte, (Guide des archives de la Haute-Savoie, Annecy, 1976) ;
• « Les archives départementales sont un service public à la disposition de tous. » selon la toute première phrase du Guide des archives de la Haute-Marne (Chaumont, 1980).

Reconnaissant ces diverses fonctions, la France s'est dotée d'un solide réseau de services d'archives ouverts au public, bénéficiant de bâtiments modernes et adaptés à la conservation d'un patrimoine multiple, dont la collecte obéit à des règles précises.

On est donc fort loin de l'image désuète ou simplement fausse des archives que présente volontiers la littérature et les médias et telle que pouvait encore la rappeler Jean Garcin, président du conseil général du Vaucluse, évoquant lors de la première édition du guide des archives de ce département puisque l'idée selon laquelle « ce mot [archives] évoque pour le profane des piles de documents poussiéreux, entassés dans des pièces confinées... »

Les « connaisseurs » savent bien - eux - tout ce que leur apporte la fréquentation des archives : « Ne sont donc pas seulement concernés les étudiants, les chercheurs ou les amateurs de chroniques des temps anciens ; tous ceux qui assument des responsabilités, quels qu'en soient les domaines, peuvent trouver dans ces collections le reflet de leurs préoccupations, les origines et les raisons de certains comportements et peut-être même les éléments de solution à quelques unes de leurs difficultés. Ils y découvriront surtout la permanence de ce qui fait la personnalité, l'âme d'un terroir. » affirme Jean Rochet, préfet du Loiret quand il rédigeait sa préface au Guide des archives du Loiret (Orléans, 1982).

Évolution de la législation des archives publiques françaises

• lettres patentes du 27 novembre 1789 : le roi prescrit à tous les monastères et chapitres de dresser inventaire de leur bibliothèque et de leurs archives et de les déposer aux greffes des tribunaux ou municipalités...
• proclamation du roi du 20 avril 1790 : les administrations supprimées doivent remettre leurs comptes et leurs archives à leurs remplaçantes...
• loi du 12 septembre 1790 : création des Archives nationales (papiers de l'Assemblée nationale)
• loi du 5 novembre 1790 : réunion des archives des établissements religieux aux chefs-lieux des districts
• texte du 24 juin 1792 : destruction des titres généalogiques
• loi du 17 juillet 1793 : brûlement des titres féodaux
• loi du 7 messidor an II : rattachement des dépôts des chefs-lieux de district au Archives de la nation, tris..., « dégâts irréparables » selon Victor Carrière^{[réf. nécessaire]} (abrogée par la loi du 3 janvier 1979)
• loi du 5 brumaire an V : réunion des archives au chef-lieu du département, loi de création des Archives départementales, (abrogée par la loi du 3 janvier 1979)
• loi du 28 pluviôse an VIII donnant au préfet « la garde des papiers »...
• la loi du 10 mai 1838 et le règlement général du 6 mars 1843 sont les fondements jusqu'au 1^er juillet 1921 - les frais de conservation des archives sont mis à la charge des départements
• instructions ministérielles du 10 avril 1841. Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives. Ministère de l'intérieur. Archives gérées par un bureau rattaché au ministère de l'intérieur puis à l'Instruction publique, regroupées avec les archives nationales qu'en 1897. Cadre de classement des archives départementales ; idem par les instructions du 16 juin 1842 et du 20 novembre 1879 pour les archives communales
• circulaire du 24 avril 1841 : classement unique ; principe du respect des fonds
• instructions ministérielles du 10 juin 1854 : cadre de classement des archives hospitalières ; elles sont placées sous le contrôle des directeurs des Archives départementales
• instruction du 25 août 1857 : classement des archives communales antérieures à 1790
• 1897, Direction des Archives de France chargée des Archives nationales, départementales, communales et hospitalières. Services particuliers : - Inspection générale des Archives de France - Commission supérieure des Archives (depuis 1884) - Comité technique paritaire - Commissions administratives paritaires
• circulaire du 15 mars 1905 : déplacement de pièce exceptionnel
• circulaire du 25 mars 1909 concernant le répertoire numérique, analyse article par article ; elle proscrit la formule de l'inventaire sommaire par échantillonnage institué en 1854
• arrêté ministériel du 1^er juillet 1921 portant Règlement général des Archives départementales
• règlement général du 1^er juillet 1921 (remplaçant celui de 1843), assimilable à une Charte des Archives départementales
• loi du 29 avril 1924 autorisant les communes à déposer leurs archives de plus de cent ans
• 1926 : versement obligatoire des documents centenaires des justices de paix, tribunaux de première instance et d'appel
• arrêté ministériel portant règlement du 31 décembre 1926 : règlement des archives communales
• loi du 14 mars 1928 : avec accord des conseils généraux, possibilité de versements des archives notariales de plus de cent vingt-cinq ans, (abrogée par la loi du 3 janvier 1979)
• décret interministériel du 21 juillet 1936. Tous les services des administrations de l'État ayant leur siège dans le département doivent verser leurs archives aux Archives départementales. Certains ministères et administrations publiques, ne sont pas tenus de verser leurs archives aux Archives nationales : - Administration des Monnaies et Médailles - Armée de l'Air - Armée de Terre - Caisse des dépôts et consignations - Conseil d'État - Marine militaire - Ministère des Affaires étrangères.
• 1938 : État des inventaires des Archives départementales au 1^er janvier 1937. Paris, Didier, 1938.
• circulaire du 15 avril 1944 créant la série J destinée aux documents entrés par voies extraordinaires, (auparavant série F...)
• arrêté du 20 novembre 1944 et du 11 mars 1968 (archives hospitalières)
• 1945 : la Direction des archives de France a autorité sur l'ensemble des archives publiques
• arrêté du 28 janvier 1954 : fonctionnaire (avant bibliothécaire ou conservateur du musée)
• circulaire du 16 décembre 1965 fixant la clôture des séries modernes des Archives départementales au 10 juillet 1940 (fin de la Troisième République)
• décret du 19 novembre 1970
• loi du 21 décembre 1970 : dépôt obligatoire de certains documents pour les communes de moins de 2000 habitants
• loi du 3 janvier 1979, intégrée en 2004 au code du patrimoine, et décrets d'application du 3 décembre 1979
• circulaire du 31 décembre 1979 confirmant la clôture du 16 décembre 1965 sauf pour les séries E, J et Fi (et la série K du Journal officiel) : la cote est formée du numéro d'ordre du versement suivi de la lettre W et du numéro d'ordre de l'article dans le versement. La notion de base n'est plus la série, mais le versement : un fonds virtuel est représenté par la réunion des bordereaux de versement provenant de la même origine (service producteur ou détenteur). Il est procédé à des éliminations et des échantillonnages sur une base chronologique (une année sur dix par exemple).
• instruction du ministre de la Culture du 8 mars 1983 : pour les communes, clôture des séries A à S à la date du 31 décembre 1982 et série continue pour les versements ultérieurs
• loi du 22 juillet 1983 art. 66, la gestion des archives départementales est confiée au département, tout en continuant à être soumise au contrôle scientifique et technique de la Direction des archives de France.
• projet de loi sur la société de l'information de 2001 ^[1]: le délai de droit commun de communicabilité de ces documents est ramené de 30 à 25 ans (art. 7 et 8).
• loi 2008-696 du 15 juillet 2008, complétée par l'ordonnance 2009-483 du 29 avril 2009, modifiant les dispositions du code du patrimoine sur les archives. Décrets d'application du 17 septembre 2009

Archives privées

Pour diversifier les sources proposées et enrichir le patrimoine, les services d'archives publiques accueillent également des archives d'origine privées : - personnelles et familiales - associatives et syndicales - économiques - religieuses, etc, pour autant que les détenteurs leur en confient le soin.

Les archives privées sont l'objet des 16 articles du titre III de la loi du 3 janvier 1979 (devenu la section 2 du chapitre 2 du titre premier du livre II du code du patrimoine). Elles peuvent faire l'objet d'une mesure de classement comme archives historiques, par arrêté du ministre de la Culture.

« La protection et le répertoriage de fonds d'archives conservés par des familles, des paroisses, des entreprises et maisons de commerce, des cabinets d'architectes, des associations de toute nature, etc., est l'une des préoccupations majeures des Services d'Archives. Même si ces documents peuvent sembler peu nombreux ou très récents, leur dépôt est vivement recommandé. Cette formalité s'opère sans aucun frais pour les déposants, ni droits de garde et n'entraîne pas de transfert de propriété. Un contrat sous seing privé est passé avec le préfet du département, un exemplaire du répertoire rédigé est adressé au dépositaire. Microfilms ou photocopies peuvent être également effectués. » (Guide des archives de l'Eure, par Claude Lannette, Évreux, 1982, p. 19)

« Il s'y ajoute des cadres de classement non réglementaires mais conseillés pour les archives privées : familles, seigneuries, entreprises, diocèses et paroisses. » (Guide des A.D. de la Haute-Saône)

De la collecte à la communication des documents : le travail des archivistes

On peut penser qu'existe une filiation entre les feudistes et autres clavaires (Savoie), les « préposés au triage », « gardiens des archives » et les archivistes contemporains, qu'ils soient archivistes paléographes (issus de l'École nationale des chartes) ou de formations universitaires de plus en plus diversifiées. Cette vision ne doit pas occulter la diversification croissante des tâches à accomplir, même dans un secteur public où la continuité des traditions du métier d'archiviste paraît plus forte.

Ainsi, les archivistes distinguent pour les archives publiques les trois âges reconnus aux archives en général :

• archives courantes : documents d'utilisation habituelle ; contrôle par les Archives de France
• archives intermédiaires : plus courante mais intérêt administratif empêchant un traitement
• archives définitives ou « historiques » : documents qui ont subi les tris et éliminations appropriés, destinés aux dépôts d'archives.

A cette tripartition ne correspondent pas nécessairement trois types de services : rares sont les services qui se consacrent exclusivement à la gestion des dossiers vivants. Même si certaines expériences récentes - celle de la Bibliothèque nationale de France en particulier - ou plus anciennes - celle du ministère des Affaires étrangères au premier chef - montrent tout l'intérêt de l'approche liée au records management, le mot et la chose restent encore bien éloignés des pratiques de l'administration française en général.

Plus nombreux sont les services d'archives publiques centrés sur l'âge intermédiaire. Ainsi en administration centrale existe un réseau de « missions des archives nationales » auprès de ministères ou de grandes institutions, ou de services dont la fonction est très proche. Ces missions ont d'abord eu pour mission de faciliter la collecte des archives qui devaient être versées aux Archives nationales et d'en « faciliter la décantation », selon le mot d'un conservateur du début des années 1980^[évasif]. A cette fonction, qui renvoie plutôt au rôle, certes nécessaire, mais un peu ingrat, de station d'épuration, est venue s'ajouter peu à peu la fonction de gestion des archives intermédiaires de l'administration centrale, qui obéit à des finalités proches, mais distinctes de celle de la collecte d'archives historiques.

Alors que la collecte d'archives historiques privilégie le regard de l'historien, quitte à négliger les aspects juridiques et techniques de l'archivage, la gestion d'archives intermédiaires - appelée aussi préarchivage, comme si elle constituait avant tout un préalable à la conservation pérenne - s'intéresse à la question des durées de conservation, qui est souvent une préoccupation importante des services qui produisent les documents, pour des raisons contradictoires. En effet, si la plupart des services de l'administration française ne souhaitent pas perdre de procès, faute d'avoir pu produire les pièces prouvant leur bon droit, il n'en est pas moins vrai que la pression immobilière, qui s'est fortement accrue dans les années 2000, pousse à réduire autant que possible les surfaces de bureaux et, plus encore, de stockage de documents. Dès lors, l'archiviste intervenant dans la gestion d'archives intermédiaires se doit de faire valoir son expertise concernant les durées de conservation des documents, afin d'élaborer avec les services producteurs des tableaux de tri, qui préciseront la durée d'utilité administrative des documents et le traitement qui devra être opéré à l'issue de cette durée.

Par ailleurs, la dématérialisation des processus administratifs ouvre de nouveaux champs d'intervention à l'archiviste chargé des archives intermédiaires qui doit - et surtout en administration centrale - consacrer une part de plus en plus importante de son temps à la question des archives électroniques.

Enfin, la mission de conservation n'étant pas une fin en soi, il apparaît que la fonction d'information du service d'archives intermédiaires tend à le rapprocher souvent de celle des centres de documentation : plusieurs ministères ont ainsi fait le choix, en 2007-2008, de rapprocher leur service d'archives de leur(s) service(s) de documentation.

Les services centrés sur la gestion et la communication des archives historiques sont les plus visibles, car leurs relations avec les usagers des archives sont beaucoup plus développées. Certaines formules théoriques leur sont particulièrement adaptées. Ainsi, « l'archiviste sauvegarde les documents dont se servira l'historien et, ainsi, c'est la conscience collective de tout un peuple qui s'éveille. » (Jean Garcin, op.cit.)

Trois types principaux de services d'archives historiques existent en France :

• les services nationaux d'archives, qui incluent les Archives nationales et les archives des ministères disposant d'une autonomie de gestion de leurs archives historiques (ministères des Affaires étrangères, de la Défense et ministères financiers) ;
• les services départementaux d'archives, qui présentent la particularité de combiner des missions d'État et des missions confiées par les conseils généraux qui en sont depuis 1986 les principaux financeurs ;
• les autres services territoriaux d'archives (archives communales et régionales principalement).

Au niveau central, les modèles de fonctionnement diffèrent assez nettement entre :

• les Archives nationales, qui s'appuient pour la gestion des archives courantes et intermédiaires et pour la collecte des archives historiques sur le réseau des Missions et services assimilés,
• les Archives du ministère de la Défense, qui distinguent clairement service d'archives historiques (Service historique de la défense) et services d'archives intermédiaires,
• les Archives du ministère des Affaires étrangères, qui prennent en charge la gestion des documents ab initio dès leur création,
• les Archives des ministères financiers dont la situation constitue un mixte des modèles précédents.

Au niveau départemental, la mission de conservation et de valorisation des archives historiques est fondamentale, d'autant que le public a connu jusqu'à une période récente un net accroissement : les généalogistes, amateurs ou professionnels, sont venus remplir nombre de salles de lecture, tandis que la démocratisation des études supérieures conduisait un certain nombre d'étudiants sur les traces de leurs sources dans les salles de lecture. Il reste vrai de dire : « Une des fonctions principales de l'archiviste est de faciliter les recherches dans son dépôt par la rédaction de répertoires numériques et d'inventaires sommaires » (Cf. art. 61, arrêté ministériel du 1^er juillet 1921 portant Règlement général des Archives départementales), à condition de préciser tout de suite que l'aide aux recherches comporte un volet organisationnel parfois fort lourd (ainsi la gestion de la salle de lecture dans certains services importants représente un souci permanent, étant donnés le nombre de lecteurs et le personnel mobilisé).

Le contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives publiques reste pourtant extrêmement important et consacré par des textes législatifs et réglementaires (dispositions du code général des collectivités territoriales relatives aux Archives, livre II du code du patrimoine, décret n^o 79-1037 du 3 décembre 1979). L'exercice de cette mission d'État par le directeur des Archives départementales reste la garantie de la collecte, présente ou future, des sources de l'histoire de notre temps. Le contrôle scientifique et technique s'exerce sur :

• les archives courantes et intermédiaires des administrations de l'État et des collectivité territoriales,
• les archives historiques conservées par les collectivités (archives communales et régionales).

Le contrôle scientifique et technique sur les archives s'appuie sur des circulaires de collecte, qui s'apparentent dans leur forme et leur fond aux tableaux de tri évoqués précédemment. Ces circulaires ne couvrent pas, loin s'en faut, toute l'administration française, et doivent évoluer au gré des évolutions de l'administration.

Certains services d'archives départementales sont parfois de dimension conséquente (comme à Paris, qui compte plus de 70 agents), mais il s'agit le plus souvent de structures plus modestes, qui dépassent rarement 30 agents.

Les services d'archives territoriaux autres que départementaux ont des fonctions parfois comparables aux fonctions de collecte et de valorisation des Archives départementales, surtout lorsque la collectivité de rattachement est importante (ainsi pour les archives de certaines communes : Bordeaux, Lyon, Marseille, Strasbourg, Toulouse...). En revanche, le contrôle scientifique et technique ne leur est pas délégué.

Tous ces types de services d'archives publiques ont en commun l'élaboration d'instruments de recherche et l'application des règles de communication des documents d'archives publiques. On distingue, parmi les instruments de recherche, les inventaires (sommaires, analytiques et semi-analytiques), les répertoires numériques et méthodiques (simples, détaillés et très détaillés), les catalogues (pour les documents rassemblés en collection dans unité archivistique particulière).

Les cadres de classement définissent à l'échelon national les classifications à utiliser pour le classement et la cotation des documents. Secondairement, dans les instruments de recherche, des classements complémentaires sont utilisés : l'ordre suivi peut-être méthodique, fonctionnel, alphabétique, chronologique, numérique, géographique selon la nature des dossiers à traiter.

Trois types d'unité différents et complémentaires sont à prendre en compte pour traiter des archives :

• l'unité intellectuelle de classement étant le dossier ou la pièce ;
• l'unité matérielle de classement ou article ;
• l'unité matérielle de manutention qui est la liasse ou carton (schéma emprunté au Guide des A.D. du Loiret).

Ils s'appuient pour cela sur les définitions fondamentales suivantes :

• l'article est un document ou un ensemble de documents représentant une unité matérielle de classement et recevant une cote individuelle : liasse, registre, plan isolé, etc.
• le fonds : « ensemble des documents réunis, pendant toute la période de son existence ou de son activité, par une même personne physique ou morale. Le classement des archives veille autant que possible à respecter l'intégrité des fonds. Il arrive qu'une série comprenne plusieurs fonds ou qu'un fonds soit divisé en plusieurs séries ». (Guide des A.D. de la Sarthe)
• la série : ensemble d'articles résultant de l'exercice d'une même fonction administrative pendant une période donnée, ou provenant d'un même type d'institutions, ou entrés dans les mêmes conditions. Une série est la subdivision d'un cadre de classement.

Ainsi armé face aux divers ensembles qui intègrent chaque jour « son » dépôt, l'archiviste assisté de ses collaborateurs peut s'attaquer aux trois temps de son métier entre la collecte et la consultation par le public :

• le classement : constitution des articles, mise en ordre du fonds, cotation...
• l'inventaire : définition et dénomination des grandes divisions du fonds, description matérielle de chaque article et l'analyse par article, dossier ou pièce...
• l'analyse : énoncé de la nature des actes, l'auteur, l'objet, le lieu, la date... constituant le texte des instruments de recherche (cf. supra), qui comportent également introductions historiques, index, tables de concordances et divers types d'annexes destinées à l'aide à la recherche pour le public, selon des grilles de travail extrêmement structurées (ISAD(G), DTD-EAD).

Reste alors le dernier effort à la charge du curieux ou chercheur professionnel, celui de l'adaptation de son objectif ou motivation aux modes de production et de conservation des documents originaux, sachant que « les archives ne sont pas et ne peuvent pas être classées par sujets. [...] Toute recherche d'archives doit donc commencer par une transposition du « sujet » en termes d'organisation des institutions passées ou présentes... ». (Guide de la Sarthe...). C'est d'ailleurs cette dégradation des fonds en fonction de sujets ou thèmes de recherche arbitraires qui a causé un considérable et durable préjudice à certains fonds, notamment des Archives nationales et plus récemment fonds des préfectures et imposé le respect aussi systématique que possible des cadres de classement réglementaires.

Abréviations usuelles

• A.C. : Archives communales
• A.C. dép. : archives communales déposées
• A.D. : Archives départementales
• A.N. : Archives nationales
• Arch. : archives
• art. : article
• B.M.S. : baptêmes, mariages, sépultures
• circ. : circulaire
• coll. : collection
• D. : décès
• dact. : dactylographié
• impr. : imprimé
• Inv. somm. : inventaire sommaire
• m.l. : mètre linéaire
• ms. : manuscrit
• n. st. : nouveau style (changement de calendrier)
• N. : naissance
• Reg. : registre
• Rép. num. : répertoire numérique
• s.l. n.d. : sans lieu ni date
• suppl. : supplément
• vol. : volume

Bibliographie

• Association des archivistes français, Abrégé d'archivistique, Paris, 2004 (nouvelle édition 2007).
• Direction des Archives de France, Pratique archivistique française, Paris, 1993 (nouvelle édition 2008).
• Association des archivistes français, Manuel d'archivistique, Paris, 1970.

Liens internes

• Liberté d'accès aux documents administratifs
• Information classifiée en France
• Commission d'accès aux documents administratifs (CADA)

Liens externes

• Legifrance, code du Patrimoine
• http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr
• Annuaires d'Archives départementales
• Moteur de recherche dans les Inventaires d'archives français en ligne
• Bibliothèque numérique d'inventaires numérisés
• Ministère des Affaires étrangères - Archives et Patrimoine

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